Политика в отношении обработки и защиты персональных данных

ООО «Стоматологический центр «Дента»

УТВЕРЖДЕНО приказ директора от 31.12.2023 № 17

 

ГЛАВА 1

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

ГЛАВА 2

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

  • В настоящей Политике используются следующие основные понятия и термины:
  • Биометрические персональные данные - информация, характеризующая физиологические и биологические особенности человека, которая используется для его уникальной идентификации (отпечатки пальцев рук, ладоней, радужная оболочка глаза, характеристики лица и его изображение и др.).
  • Блокирование персональных данных - прекращение доступа к персональным данным без их удаления.
  • Генетические персональные данные - информация, относящаяся к наследуемым либо приобретенным генетическим характеристикам человека, которая содержит уникальные данные о его физиологии либо здоровье и может быть выявлена, в частности, при исследовании его биологического образца.
  • Обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.
  • Обработка персональных данных - любое действие или совокупность действий, совершаемые с персональными данными, включая сбор, систематизацию, хранение, изменение, использование, обезличивание, блокирование, распространение, предоставление, удаление персональных данных.
  • Общедоступные персональные данные - персональные данные, распространенные самим субъектом персональных данных либо с его согласия или распространенные в соответствии с требованиями законодательных актов.
  • Организация или Оператор - Общество с ограниченной ответственностью «Стоматологический центр «Дента», расположенное по адресу: 210032, г. Витебск, ул. Чкалова, 50/1-213.
  • Персональные данные - любая информация, относящаяся к идентифицированному физическому лицу или физическому лицу, которое может быть идентифицировано.
  • Предоставление персональных данных - действия, направленные на ознакомление с персональными данными определенного лица или круга лиц.
  • Распространение персональных данных - действия, направленные на ознакомление с персональными данными неопределенного круга лиц.
  • Специальные персональные данные - персональные данные, касающиеся расовой либо национальной принадлежности, политических взглядов, членства в профессиональных союзах, религиозных или других убеждений, здоровья или половой жизни, привлечения к административной или уголовной ответственности, а также биометрические и генетические персональные данные.
  • Субъект персональных данных - физическое лицо, в отношении которого осуществляется обработка персональных данных.
  • Трансграничная передача персональных данных - передача персональных данных на территорию иностранного государства.
  • Удаление персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить персональные данные в информационных ресурсах (системах), содержащих персональные данные, и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.
  • Физическое лицо, которое может быть идентифицировано, - физическое лицо, которое может быть прямо или косвенно определено, в частности, через фамилию, собственное имя, отчество, дату рождения, идентификационный номер либо через один или несколько признаков, характерных для его физической, психологической, умственной, экономической, культурной или социальной идентичности.
  • Информация - сведения (сообщения, данные) о лицах, предметах, фактах, событиях,

явлениях и процессах независимо от формы их представления

  • Автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.

 

ГЛАВА 3

КАТЕГОРИИ СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

  • Организация обрабатывает персональные данные следующих категорий субъектов:
  • родственников работников;
  • кандидатов на рабочие места;
  • работников и иных представителей Организации;
  • работников и иных представителей контрагентов - юридических лиц;
  • контрагентов - физических лиц;
  • потребителей (пациентов ООО Стоматологический центр «Дента»);
  • иных субъектов, взаимодействие которых с Оператором создает необходимость обработки персональных данных.

 

ГЛАВА 4

СОДЕРЖАНИЕ И ОБЪЕМ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

  • Содержание и объем персональных данных каждой категории субъектов определяется необходимостью достижения конкретных целей их обработки, а также необходимостью Организации реализовать свои права и обязанности, а также права и обязанности соответствующего субъекта.
  • Персональные данные родственников работников включают:
    • фамилию, имя, отчество;
    • дату рождения;
    • гражданство;
    • паспортные данные или данные иного документа, удостоверяющего личность (серия, номер, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ, и др.);
    • сведения о семейном положении и составе семьи с указанием фамилий, имен и отчеств членов семьи, даты рождения, места работы и/или учебы;
    • сведения о регистрации по месту жительства (включая адрес, дату регистрации);
    • сведения о месте фактического проживания;
    • номер и серию страхового свидетельства государственного социального страхования; сведения медицинского характера (в случаях, предусмотренных законодательством); сведения о социальных льготах и выплатах;
    • контактные данные (включая номера рабочего, домашнего и/или мобильного телефона, электронной почты и др.).
  • Персональные данные кандидатов на рабочие места включают:
    • фамилию, имя, отчество (а также все предыдущие фамилии);
    • дату и место рождения;
    • гражданство;
    • паспортные данные или данные иного документа, удостоверяющего личность (серия, номер, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ, и др.);
    • данные свидетельства о рождении (номер, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ, и др.) (при необходимости);
    • пол;
    • сведения о семейном положении и составе семьи с указанием фамилий, имен и отчеств членов семьи, даты рождения, места работы и/или учебы;
    • сведения о регистрации по месту жительства (включая адрес, дату регистрации);
    • сведения о месте фактического проживания;
    • номер и серию страхового свидетельства государственного социального страхования;
    • данные об образовании, повышении квалификации и профессиональной переподготовке, ученой степени, ученом звании;
    • идентификационный номер налогоплательщика;
    • сведения о трудовой деятельности (включая стаж и опыт работы, данные о занятости с указанием должности, подразделения, сведений о работодателе и др.);
    • специальность, профессию, квалификацию;
    • сведения о воинском учете;
    • сведения медицинского характера (в случаях, предусмотренных законодательством); биометрические персональные данные (включая фотографии, изображения с камер видеонаблюдения, записи голоса);
    • сведения о социальных льготах и выплатах;
    • контактные данные (включая номера домашнего и/или мобильного телефона, электронной почты и др.);
    • сведения о награждениях и поощрениях;
    • сведения, предоставленные самим кандидатом в ходе заполнения личностных опросников и прохождения мероприятий по психометрическому тестированию, а также результаты такого тестирования (психометрический профиль, способности и характеристики);
    • иные данные, которые могут быть указаны в резюме или анкете кандидата.
  • Персональные данные работников и иных представителей Организации включают:
    • фамилию, имя, отчество (а также все предыдущие фамилии);
    • дату рождения;
    • гражданство;
    • паспортные данные или данные иного документа, удостоверяющего личность (серия, номер, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ, и др.);
    • данные виз и иных документов миграционного учета;
    • пол;
    • сведения о месте пребывания;
    • биометрические персональные данные (включая фотографии, изображения с камер видеонаблюдения, записи голоса);
    • сведения о социальных льготах и выплатах;
    • контактные данные (включая номера рабочего и/или мобильного телефона, электронной почты и др.);
    • иные данные, необходимые для исполнения взаимных прав и обязанностей.
  • Персональные данные работников и иных представителей контрагентов - юридических лиц включают:
    • фамилию, имя, отчество;
    • паспортные данные или данные иного документа, удостоверяющего личность (серия, номер, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ, и др.);
    • сведения о регистрации по месту жительства (включая адрес, дату регистрации);
    • контактные данные (включая номера рабочего, домашнего и/или мобильного телефона, электронной почты и др.);
    • должность;
    • иные данные, необходимые для исполнения взаимных прав и обязанностей между Организацией и контрагентом.
  • Персональные данные контрагентов - физических лиц включают:
    • фамилию, имя, отчество;
    • гражданство;
    • паспортные данные или данные иного документа, удостоверяющего личность (серия, номер, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ, и др.);
    • сведения о регистрации по месту жительства (включая адрес, дату регистрации);
    • номер и серию страхового свидетельства государственного социального страхования;
    • данные об образовании, повышении квалификации и профессиональной переподготовке, ученой степени, ученом звании;
    • реквизиты банковского счета;
    • идентификационный номер налогоплательщика; специальность, профессию, квалификацию;
    • контактные данные (включая номера домашнего и/или мобильного телефона, электронной почты и др.);
    • данные свидетельства о регистрации права собственности;
    • иные данные, необходимые для исполнения взаимных прав и обязанностей между Организацией и контрагентом.
  • Персональные данные потребителей (пациентов ООО «Стоматологический центр «Дента» включают:
    • фамилию, имя, отчество;
    • контактные данные;
    • дату рождения;
    • пол;
    • адрес постоянной  (временной) регистрации;
    • место работы (службы, учебы);
    • паспортные данные или данные иного документа, удостоверяющего личность (серия, номер, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ, и др.);
    • идентификационный номер;
    • иные данные, необходимые для регистрации и анализа обращения.
  • Персональные данные иных субъектов включают:
    • фамилию, имя, отчество;
    • контактные данные (включая номера домашнего и/или мобильного телефона, электронной почты и др.);
    • паспортные данные или данные иного документа, удостоверяющего личность (серия, номер, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ, и др.);
    • сведения о регистрации по месту жительства (включая адрес, дату регистрации);
    • номер и серию страхового свидетельства государственного социального страхования;
    • данные об образовании, повышении квалификации и профессиональной переподготовке, ученой степени, ученом звании;
    • реквизиты банковского счета;
    • идентификационный номер налогоплательщика; специальность, профессию, квалификацию;
    • иные данные, необходимые для исполнения взаимных прав и обязанностей между Организацией и контрагентом.

 

ГЛАВА 5

ПРИНЦИПЫ И ЦЕЛИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

  • Организация, являясь оператором персональных данных, осуществляет обработку персональных данных работников Организации и других субъектов персональных данных, не состоящих с Организацией в трудовых отношениях.
  • Обработка персональных данных субъектов осуществляется с учетом необходимости обеспечения защиты прав и свобод работников Организации и других субъектов персональных данных, в том числе защиты права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, на основе следующих принципов:

а) обработка персональных данных осуществляется в соответствии с Законом о защите персональных данных и иными актами законодательства;

б) обработка персональных данных должна быть соразмерна заявленным целям их обработки и обеспечивать на всех этапах такой обработки справедливое соотношение интересов всех заинтересованных лиц;

в) обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных Законом о защите персональных данных и иными законодательными актами;

г) обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее заявленных законных целей. Не допускается обработка персональных данных, не совместимая с первоначально заявленными целями их обработки;

д) содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям их обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;

е) обработка персональных данных должна носить прозрачный характер. В этих целях субъекту персональных данных в случаях, предусмотренных Законом о защите персональных данных, предоставляется соответствующая информация, касающаяся обработки его персональных данных;

ж) оператор обязан принимать меры по обеспечению достоверности обрабатываемых им персональных данных, при необходимости обновлять их;

з) хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей идентифицировать субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют заявленные цели обработки персональных данных.

  • Обработка персональных данных субъектов персональных данных осуществляется в следующих целях:

осуществление и выполнение функций, полномочий и обязанностей, возложенных на Организацию законодательством Республики Беларусь и международными договорами Республики Беларусь;

обеспечения соблюдения Конституции Республики Беларусь, законодательных и иных нормативных правовых актов Республики Беларусь, локальных правовых актов Организации;

осуществления функций, полномочий и обязанностей, возложенных законодательством Республики Беларусь на Организацию, в том числе по предоставлению персональных данных в органы государственной власти, в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, а также в иные государственные органы;

предоставление родственникам работников льгот и компенсаций;

выявление конфликта интересов;

рассмотрение возможности трудоустройства кандидатов;

ведение кадрового резерва;

проверка кандидатов (в том числе их квалификации и опыта работы);

организация и сопровождение деловых поездок;                                          

проведение мероприятий и обеспечение участия в них субъектов персональных данных;

обеспечение безопасности, сохранение материальных ценностей и предотвращение правонарушений;

выпуск доверенностей и иных уполномочивающих документов;

ведение переговоров, заключение и исполнение договоров;

проверка контрагента;

реклама и продвижение продукции, в том числе представление информации о продукции Организации;

обработка обращений с претензиями и информацией по безопасности товаров;

обработка обращений о негативных явлениях и побочных эффектах;

исполнение обязанности налогового агента;

обеспечения пропускного режима в  Организации;

иные цели, направленные на обеспечение соблюдения трудовых договоров, законов и иных нормативных правовых актов.

  • Персональные данные обрабатываются исключительно для достижения одной или нескольких указанных законных целей. Если персональные данные были собраны и обрабатываются для достижения определенной цели, для использования этих данных в других целях необходимо поставить в известность об этом субъекта персональных данных и в случае необходимости получить новое согласие на обработку.
  • Обработка персональных данных может осуществляться в иных целях, если это необходимо в связи с обеспечением соблюдения законодательства.

 

ГЛАВА 6

ФУНКЦИИ ОПЕРАТОРА ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ
ДАННЫХ

  • Оператор при осуществлении обработки персональных данных:
  • принимает меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения требований законодательства Республики Беларусь и локальных правовых актов Оператора в области персональных данных;
  • принимает правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
  • назначает лицо, ответственное за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных;
  • издает локальные правовые акты, определяющие политику и вопросы обработки и защиты персональных данных в Оператора;
  • осуществляет ознакомление работников Оператора, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Республики Беларусь и локальных правовых актов Оператора в области персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, и обучение указанных работников;
  • публикует или иным образом обеспечивает неограниченный доступ к настоящей Политике;
  • сообщает в установленном порядке субъектам персональных данных или их представителям информацию о наличии персональных данных, относящихся к соответствующим субъектам, предоставляет возможность ознакомления с этими персональными данными при обращении и (или) поступлении запросов указанных субъектов персональных данных или их представителей, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь;
  • прекращает обработку и уничтожает персональные данные в случаях, предусмотренных Законодательством Республики Беларусь в области персональных данных;
  • совершает иные действия, предусмотренные законодательством Республики Беларусь в области персональных данных.

 

 

ГЛАВА 7

ПРАВИЛА ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

  • Общие правила обработки персональных данных.
  • Оператор осуществляет обработку персональных данных (любое действие или совокупность действий, совершаемые с персональными данными, включая сбор, систематизацию, хранение, изменение, использование, обезличивание, блокирование, распространение, предоставление, удаление персональных данных).
  • Обработка персональных данных осуществляется путем смешанной (как с использованием средств автоматизации, так и без использования средств автоматизации) обработки, в том числе с использованием внутренней сети и сети Интернет.
  • В случаях, установленных законодательством Республики Беларусь, основным условием обработки персональных данных является получение согласия соответствующего субъекта персональных данных, в том числе в письменной форме.
  • Письменное согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных должно включать в себя:

а)  фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется);

б)  дату рождения;

в) идентификационный номер, а в случае отсутствия такого номера - номер документа, удостоверяющего его личность;

г) подпись субъекта персональных данных. Если цели обработки персональных данных не требуют обработки информации, эта информация не подлежит обработке Оператором при получении согласия субъекта персональных данных.

  • Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, за исключением специальных персональных данных, не требуется в следующих случаях:

для целей ведения административного и (или) уголовного процесса, осуществления оперативно-розыскной деятельности;

для осуществления правосудия, исполнения судебных постановлений и иных исполнительных документов;

в целях осуществления контроля (надзора) в соответствии с законодательными актами;

при реализации норм законодательства в области национальной безопасности, борьбы с коррупцией, предотвращения легализации доходов, полученных преступным путем, финансирования террористической деятельности и финансирования распространения оружия массового поражения;

при реализации норм законодательства о выборах, референдуме, об отзыве депутата Палаты представителей, члена Совета Республики Национального собрания Республики Беларусь, депутата местного Совета депутатов;

для ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей государственного социального страхования, в том числе профессионального пенсионного страхования;

при оформлении трудовых (служебных) отношений, а также в процессе трудовой (служебной) деятельности субъекта персональных данных в случаях, предусмотренных законодательством;

для осуществления нотариальной деятельности;

при рассмотрении вопросов, связанных с гражданством Республики Беларусь, предоставлением статуса беженца, дополнительной защиты, убежища и временной защиты в Республике Беларусь;

в целях назначения и выплаты пенсий, пособий;

для организации и проведения государственных статистических наблюдений, формирования официальной статистической информации;

в научных или иных исследовательских целях при условии обязательного обезличивания персональных данных;

при осуществлении учета, расчета и начисления платы за жилищно-коммунальные услуги, платы за пользование жилым помещением и возмещения расходов на электроэнергию, платы за другие услуги и возмещения налогов, а также при предоставлении льгот и взыскании задолженности по плате за жилищно-коммунальные услуги, плате за пользование жильем помещением и возмещению расходов на электроэнергию;

при получении персональных данных Оператором на основании договора, заключенного (заключаемого) с субъектом персональных данных, в целях совершения действий, установленных этим договором;

при обработке персональных данных, когда они указаны в документе, адресованном Оператору и подписанном субъектом персональных данных, в соответствии с содержанием такого документа;

в целях осуществления законной профессиональной деятельности журналиста и (или) деятельности средства массовой информации, организации, осуществляющей издательскую деятельность, направленных на защиту общественного интереса, представляющего собой потребность общества в обнаружении и раскрытии информации об угрозах национальной безопасности, общественному порядку, здоровью населения и окружающей среде, информации, влияющей на выполнение своих обязанностей государственными должностными лицами, занимающими ответственное положение, общественными деятелями, за исключением случаев, предусмотренных гражданским процессуальным, хозяйственным процессуальным, уголовно-­процессуальным законодательством, законодательством, определяющим порядок административного процесса;

для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных или иных лиц, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;

в отношении распространенных ранее персональных данных до момента заявления субъектом персональных данных требований о прекращении обработки распространенных персональных данных, а также об их удалении при отсутствии иных оснований для обработки персональных данных, предусмотренных Законом о защите персональных данных и иными законодательными актами;

в случаях, когда обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами;

в случаях, когда Законом о защите персональных данных и иными законодательными актами прямо предусматривается обработка персональных данных без согласия субъекта персональных данных.

  • Обработка специальных персональных данных без согласия субъекта персональных данных запрещается, за исключением следующих случаев:

если специальные персональные данные сделаны общедоступными персональными данными самим субъектом персональных данных;

при оформлении трудовых (служебных) отношений, а также в процессе трудовой (служебной) деятельности субъекта персональных данных в случаях, предусмотренных законодательством;

при обработке общественными объединениями, политическими партиями, профессиональными союзами, религиозными организациями персональных данных их учредителей (членов) для достижения уставных целей при условии, что эти данные не подлежат распространению без согласия субъекта персональных данных;

в целях организации оказания медицинской помощи при условии, что такие персональные данные обрабатываются медицинским, фармацевтическим или иным работником здравоохранения, на которого возложены обязанности по обеспечению защиты персональных данных и в соответствии с законодательством распространяется обязанность сохранять врачебную тайну;

для осуществления правосудия, исполнения судебных постановлений и иных исполнительных документов, совершения исполнительной надписи, оформления наследственных прав;

для целей ведения административного и (или) уголовного процесса, осуществления оперативно-розыскной деятельности;

в случаях, предусмотренных уголовно-исполнительным законодательством, законодательством в области национальной безопасности, обороны, борьбы с коррупцией, борьбы с терроризмом и противодействии экстремизму, предотвращения легализации доходов, полученных преступным путем, финансирования террористической деятельности и финансирования распространения оружия массового поражения, законодательством о Государственной границе Республики Беларусь, гражданстве, порядке выезда из Республики Беларусь и въезда в Республику Беларусь, статусе беженца, дополнительной защите, убежище и временной защите в Республике Беларусь;

в целях обеспечения функционирования единой государственной системы регистрации и учета правонарушений;

в целях ведения криминалистических учетов;

для организации и проведения государственных статистических наблюдений, формирования официальной статистической информации;

для осуществления административных процедур;

в связи с реализацией международных договоров Республики Беларусь о реадмиссии;

при документировании населения;

для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных или иных лиц, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;

в случаях, когда обработка специальных персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами;

в случаях, когда Законом о защите персональных данных и иными законодательными актами прямо предусматривается обработка специальных персональных данных без согласия субъекта персональных данных. Обработка специальных персональных данных допускается лишь при условии принятия комплекса мер, направленных на предупреждение рисков, которые могут возникнуть при обработке таких персональных данных для прав и свобод субъектов персональных данных.

  • Сбор персональных данных.
  • Источником информации обо всех персональных данных является непосредственно субъект персональных данных.
  • Если иное не установлено Законом о защите персональных данных, Организация вправе получать персональные данные субъекта персональных данных от третьих лиц только при уведомлении об этом субъекта, либо при наличии письменного согласия субъекта на получение его персональных данных от третьих лиц.
  • Уведомление субъекта персональных данных о получении его персональных данных от третьих лиц должно содержать:

а) наименование Оператора и адрес его местонахождения;

б) цель обработки персональных данных и ее правовое основание;

в) предполагаемые пользователи персональных данных;

г) установленные законом права субъекта персональных данных;

д) источник получения персональных данных.

  • Хранение персональных данных.
  • При хранении персональных данных должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных.
  • Документы, включающие в себя персональные данные, содержащиеся на бумажных носителях, находятся в специально отведенных для этого местах с ограниченным доступом в условиях, которые обеспечивают их защиту от несанкционированного доступа. Перечень мест хранения документов определяется Организацией.
  • Персональные данные, хранящиеся в электронном виде, защищаются от несанкционированного доступа с помощью специальных технических и программных средств защиты. Хранение персональных данных в электронном виде вне применяемых Организацией информационных систем и специально обозначенных Организацией баз данных (внесистемное хранение персональных данных) не допускается.
  • Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей идентифицировать субъекта персональных данных, но не дольше, чем этого требуют цели их обработки, если иной срок не установлен законодательством Республики Беларусь или договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных.
  • Если иное не предусмотрено законодательством, обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки, в случае утраты необходимости в достижении этих целей или по истечении сроков их хранения.
  • Уничтожение или обезличивание персональных данных должно производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных. При этом в случае необходимости следует сохранять возможность обработки иных данных, зафиксированных на соответствующем материальном носителе (удаление, вымарывание).
  • При необходимости уничтожения или блокирования части персональных данных уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению или блокированию.

7.4. Использование персональных данных.

  • Персональные данные обрабатываются и используются для целей, указанных в п. 5.3 Политики.
  • Доступ к персональным данным предоставляется только тем работникам Организации, служебные обязанности которых предполагают работу с персональными данными, и только на период, необходимый для работы с соответствующими данными. Перечень таких лиц определяется Организацией.
  • В случае возникновения необходимости предоставить доступ к персональным данным работникам, не входящих в перечень лиц с доступом к персональным данным, им может быть предоставлен временный доступ к ограниченному кругу персональных данных по распоряжению директора общества или иного лица, уполномоченного на это директором общества. Соответствующие работники должны быть ознакомлены под подпись со всеми локальными правовыми актами Организации в области персональных данных, а также должны подписать обязательство неразглашения персональных данных.
  • Работники, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации, информируются (в том числе путем ознакомления с настоящей Политикой) о факте обработки ими персональных данных, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки, установленных законодательством и настоящей Политикой.
  • Работникам Организации, не имеющим надлежащим образом оформленного допуска, доступ к персональным данным запрещается.
  • При необходимости использования или распространения определенных персональных данных отдельно от находящихся на том же материальном носителе других персональных данных осуществляется копирование персональных данных, подлежащих распространению или использованию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, не подлежащих распространению и использованию, и используется (распространяется) копия персональных данных.
  • Уточнение персональных данных при их обработке без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя - путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.

7.5. Передача персональных данных.

  •  Передача персональных данных субъектов третьим лицам допускается в минимально необходимых объемах и только в целях выполнения задач, соответствующих объективной причине сбора этих данных.
  • Передача персональных данных третьим лицам, в том числе в коммерческих целях, допускается только при наличии согласия субъекта либо иного законного основания.
  • При передаче персональных данных третьим лицам субъект должен быть уведомлен о такой передаче, за исключением случаев, определенных законодательством, в частности, если:

а) субъект персональных данных уведомлен об осуществлении обработки его персональных данных Оператором, который получил от Организации соответствующие данные;

б) персональные данные сделаны общедоступными субъектом персональных данных или получены из общедоступного источника;

в) персональные данные обрабатываются для статистических или иных исследовательских целей, для осуществления профессиональной деятельности журналиста либо научной, литературной или иной творческой деятельности, если при этом не нарушаются права и законные интересы субъекта персональных данных.

  • Передача информации, содержащей персональные данные, должна осуществляться способом, обеспечивающим защиту от неправомерного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также иных неправомерных действий в отношении такой информации.
  • Трансграничная передача персональных данных запрещается, если на территории иностранного государства не обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных, за исключением случаев, когда:

дано согласие субъекта персональных данных при условии, что субъект персональных данных проинформирован о рисках, возникающих в связи с отсутствием надлежащего уровня их защиты;

персональные данные получены на основании договора, заключенного (заключаемого) с субъектом персональных данных, в целях совершения действий, установленных этим договором;

персональные данные могут быть получены любым лицом посредством направления запроса в случаях и порядке, предусмотренных законодательством;

такая передача необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных или иных лиц, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;

обработка персональных данных осуществляется в рамках исполнения международных договоров Республики Беларусь;

такая передача осуществляется органом финансового мониторинга в целях принятия мер по предотвращению легализации доходов, полученных преступным путем, финансирования террористической деятельности и финансирования распространения оружия массового поражения в соответствии с законодательством;

получено соответствующее разрешение уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных.

  • Лица, получающие персональные данные, должны предупреждаться о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и с соблюдением режима конфиденциальности. Организация вправе требовать от этих лиц подтверждение того, что это правило соблюдено.
  • В случаях, когда государственные органы имеют право запросить персональные данные или персональные данные должны быть предоставлены в силу законодательства, а также в соответствии с запросом суда, соответствующая информация может быть им предоставлена в порядке, предусмотренном действующим законодательством Республики Беларусь.
  • Все поступающие запросы должны передаваться лицу, ответственному за организацию обработки персональных данных в Организации, для предварительного рассмотрения и согласования.
  • Поручение обработки.
    • Организация вправе поручить обработку персональных данных уполномоченному лицу.
    • В договоре между Оператором и уполномоченным лицом, акте законодательства либо решении государственного органа должны быть определены:

цели обработки персональных данных;

перечень действий, которые будут совершаться с персональными данными уполномоченным лицом;

обязанности по соблюдению конфиденциальности персональных данных;

меры по обеспечению защиты персональных данных в соответствии со ст. 17 Закона о защите персональных данных.

  • Уполномоченное лицо не обязано получать согласие субъекта персональных данных. Если для обработки персональных данных по поручению Оператора необходимо получение согласия субъекта персональных данных, такое согласие получает Оператор.
  • В случае если Оператор поручает обработку персональных данных уполномоченному лицу, ответственность перед субъектом персональных данных за действия указанного лица несет Оператор. Уполномоченное лицо несет ответственность перед Оператором.
  • Защита персональных данных.
  • Под защитой персональных данных понимается ряд правовых, организационных и технических мер, направленных на:

а) обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации;

б) соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа;

в) реализацию права на доступ к информации.

  • Для защиты персональных данных Организация принимает необходимые предусмотренные законом меры (включая, но не ограничиваясь):

а) ограничивает и регламентирует состав работников, функциональные обязанности которых требуют доступа к информации, содержащей персональные данные (в том числе путем использования паролей доступа к электронным информационным ресурсам);

б) обеспечивает условия для хранения документов, содержащих персональные данные, в ограниченном доступе;

в) организует порядок уничтожения информации, содержащей персональные данные, если законодательством не установлены требования по хранению соответствующих данных;

г) контролирует соблюдение требований по обеспечению безопасности персональных данных, в том числе установленных настоящей Политикой (путем проведения внутренних проверок, установления специальных средств мониторинга и др.);

д) проводит расследование случаев несанкционированного доступа или разглашения персональных данных с привлечением виновных работников к ответственности, принятием иных мер;

е) внедряет программные и технические средства защиты информации в электронном виде;

ж) обеспечивает возможность восстановления персональных данных модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним.

  • Для защиты персональных данных при их обработке в информационных системах Организация проводит необходимые предусмотренные законом мероприятия (включая, но не ограничиваясь):

а) определение угроз безопасности персональных данных при их обработке;

б) применение организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных;

в) учет машинных носителей персональных данных;

г) обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие мер;

д) восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;

е) установление правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечение регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных.

  • В Организации назначаются лица, ответственные за организацию обработки персональных данных.
  • В Организации принимаются иные меры, направленные на обеспечение выполнения Организацией обязанностей в сфере персональных данных, предусмотренных действующим законодательством Республики Беларусь.

 

ГЛАВА 8

ОБЕСПЕЧЕНИЕ КОНФЕДЕНЦИАЛЬНОСТИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

8.1 Общие правила.

  • Требование обеспечения конфиденциальности при обработке персональных данных означает обязательное для соблюдения должностными лицами Организации, допущенными к обработке персональных данных, иными получившими доступ к персональным данным лицами требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.
  • Обеспечение конфиденциальности персональных данных не требуется в случае:

обезличивания персональных данных (действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных);

для общедоступных персональных данных (персональные данные, распространенные самим субъектом персональных данных либо с его согласия или распространенные в соответствии с требованиями законодательных актов).

  • Перечни персональных данных и ответственных за хранение и обработку персональных данных утверждаются приказом директора Организации. Обработка и хранение конфиденциальных данных лицами, не указанными в приказе, запрещается.
  • Должностным лицам Организации, работающим с персональными данными, запрещается сообщать их устно или письменно кому бы то ни было, если это не вызвано служебной необходимостью. После подготовки и передачи документа файлы черновиков и вариантов документа переносятся подготовившим их сотрудником на маркированные носители, предназначенные для хранения персональных данных. Без согласования с руководителем формирование и хранение баз данных (картотек, файловых архивов и др.), содержащих конфиденциальные данные, запрещается.
  • При прекращении выполнения трудовой функции, связанной с обработкой персональных данных, все носители информации, содержащие персональные данные (оригиналы и копии документов, машинные и бумажные носители, пр.), которые находились в распоряжении должностного лица в связи с выполнением должностных обязанностей, данный работник должен передать лицу, ответственному за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных.
  • Передача сведений и документов, содержащих персональные данные, оформляется путем составления акта по форме, установленной Организацией.
  • Должностное лицо, предоставившее персональные данные третьим лицам, направляет письменное уведомление субъекту персональных данных о факте передачи его данных третьим лицам.
  • Запрещается передача персональных данных по телефону, факсу, электронной почте за исключением случаев, установленных законодательством и действующими в Организации локальными правовыми актами. Ответы на запросы граждан и организаций даются в том объеме, который позволяет не разглашать в ответах персональные данные, за исключением данных, содержащихся в материалах заявителя или опубликованных в общедоступных источниках.
  • Должностные лица Организации, работающие с персональными данными, обязаны немедленно сообщать руководителю обо всех ставших им известными фактах получения третьими лицами несанкционированного доступа либо попытки получения доступа к персональным данным, об утрате или недостаче носителей информации, содержащих персональные данные, удостоверений, пропусков, ключей от сейфов (хранилищ), личных печатей, электронных ключей и других фактах, которые могут привести к несанкционированному доступу к персональным данным, а также о причинах и условиях возможной утечки этих сведений.
  • Обработка персональных данных без использования средств автоматизации
  • Обработка персональных данных, в том числе содержащихся в информационной системе персональных данных либо извлеченных из такой системы, считается осуществленной без использования средств автоматизации (неавтоматизированной), если такая обработка осуществляется при непосредственном участии человека.
  • В случае обработки персональных данных без использования средств автоматизации руководитель Организации:

определяет места хранения персональных данных (материальных носителей);

осуществляет контроль наличия условий, обеспечивающих сохранность персональных данных и исключающих несанкционированный к ним доступ;

информирует лиц, осуществляющих обработку персональных данных без использования средств автоматизации, о перечне обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки;

организует раздельное, т.е. не допускающее смешения, хранение материальных носителей персональных данных (документов, дисков, дискет, USB-флеш-накопителей, пр.), обработка которых осуществляется в различных целях.

  • При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель.
  • При несовместимости целей обработки персональных данных руководитель Организации должен обеспечить раздельную обработку персональных данных.
  • Уничтожение или обезличивание части персональных данных, если это допускается материальным носителем, должно производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).
  • Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе.
  • Обработка персональных данных с использованием средств автоматизации
  • Обработка персональных данных с использованием средств автоматизации означает совершение действий (операций) с такими данными с помощью объектов вычислительной техники в компьютерной сети Организации (далее - КСО). Безопасность персональных данных при их обработке в КСО обеспечивается с помощью системы защиты персональных данных, включающей организационные меры и средства защиты информации, а также используемые в КСО информационные технологии. Технические и программные средства защиты информации должны удовлетворять устанавливаемым в соответствии с законодательством Республики Беларусь требованиям, обеспечивающим защиту информации. Средства защиты информации, применяемые в КСО, в установленном порядке проходят процедуру оценки соответствия.
  • Работа с персональными данными в КСО должна быть организована таким образом, чтобы обеспечивалась сохранность носителей персональных данных и средств защиты информации, а также исключалась возможность неконтролируемого пребывания в этих помещениях посторонних лиц.
  • Компьютеры и (или) электронные папки, в которых содержатся файлы с персональными данными, для каждого пользователя должны быть защищены индивидуальными паролями доступа.
  • Пересылка персональных данных без использования специальных средств защиты по общедоступным сетям связи, в том числе сети Интернет, запрещается.
  • При обработке персональных данных в КСО пользователями должно быть обеспечено:

а) использование предназначенных для этого разделов (каталогов) носителей информации, встроенных в технические средства, или съемных маркированных носителей;

б) недопущение физического воздействия на технические средства автоматизированной обработки персональных данных, в результате которого может быть нарушено их функционирование;

в) постоянное использование антивирусного обеспечения для обнаружения зараженных файлов и незамедлительное восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;

г) недопущение несанкционированных выноса из помещений, установки, подключения оборудования, а также удаления, инсталляции или настройки программного обеспечения.

  • При обработке персональных данных в КСО разработчиками и администраторами информационных систем должны обеспечиваться:

а) обучение лиц, использующих средства защиты информации, применяемые в КСО, правилам работы с ними;

б) учет лиц, допущенных к работе с персональными данными в КСО, прав и паролей доступа;

в) учет применяемых средств защиты информации, эксплуатационной и технической документации к ним;

г) контроль за соблюдением условий использования средств защиты информации, предусмотренных эксплуатационной и технической документацией;

д) описание системы защиты персональных данных.

  • Специфические требования по защите персональных данных в отдельных автоматизированных системах Организации определяются утвержденными в установленном порядке инструкциями по их использованию и эксплуатации.
  • Учет, хранение и обращение со съемными носителями персональных данных

 

  • Все находящиеся на хранении и в обращении в Организации съемные носители (диски, дискеты, USB-флеш-накопители, пр.), содержащие персональные данные, подлежат учету. Каждый съемный носитель с записанными на нем персональными данными должен иметь этикетку, на которой указывается его уникальный учетный номер.
  • Учет и выдачу съемных носителей персональных данных осуществляет главный бухгалтер Организации. Работники Организации получают учтенный съемный носитель от главного бухгалтера для выполнения работ на конкретный срок. При получении делаются соответствующие записи в журнале персонального учета съемных носителей персональных данных (далее - журнал учета). По окончании работ пользователь сдает съемный носитель для хранения главному бухгалтеру, о чем делается соответствующая запись в журнале учета.
  • При работе со съемными носителями, содержащими персональные данные, запрещается:

хранить съемные носители с персональными данными вместе с носителями открытой информации, на рабочих столах, либо оставлять их без присмотра или передавать на хранение другим лицам;

выносить съемные носители с персональными данными из служебных помещений для работы с ними на дому, в гостиницах и т.д.

  • При отправке или передаче персональных данных адресатам на съемные носители записываются только предназначенные адресатам данные. Отправка персональных данных адресатам на съемных носителях осуществляется в порядке, установленном для документов для служебного пользования. Вынос съемных носителей персональных данных для непосредственной передачи адресату осуществляется только с письменного разрешения руководителя Организации.
  • О фактах утраты съемных носителей, содержащих персональные данные, либо разглашения содержащихся в них сведений должно быть немедленно сообщено директору Организации. На утраченные носители составляется акт. Соответствующие отметки вносятся в журналы учета.

 

ГЛАВА 9

ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

  • Субъект персональных данных вправе:

а) в любое время без объяснения причин отозвать свое согласие посредством подачи Оператору заявления в порядке, установленном ст. 14 Закона о защите персональных данных, либо в форме, посредством которой получено его согласие;

б) получить информацию, касающуюся обработки своих персональных данных, содержащую:

наименование (фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется)) и место нахождения (адрес места жительства (места пребывания)) Оператора;

подтверждение факта обработки персональных данных Оператором (уполномоченным лицом);

его персональные данные и источник их получения;

правовые основания и цели обработки персональных данных;

срок, на который дано его согласие;

наименование и место нахождения уполномоченного лица, которое является государственным органом, юридическим лицом Республики Беларусь, иной организацией, если обработка персональных данных поручена такому лицу;

иную информацию, предусмотренную законодательством;

в) требовать от Оператора внесения изменений в свои персональные данные в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими или неточными. В этих целях субъект персональных данных подает Оператору заявление в порядке, установленном ст. 14 Закона о защите персональных данных, с приложением соответствующих документов и (или) их заверенных в установленном порядке копий, подтверждающих необходимость внесения изменений в персональные данные;

г) получать от Оператора информацию о предоставлении своих персональных данных третьим лицам один раз в календарный год бесплатно, если иное не предусмотрено Законом о защите персональных данных и иными законодательными актами. Для получения указанной информации субъект персональных данных подает заявление Оператору. Заявление субъекта персональных данных должно содержать:

фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) субъекта персональных данных, адрес его места жительства (места пребывания);

дату рождения субъекта персональных данных;

идентификационный номер субъекта персональных данных, при отсутствии такого номера - номер документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных, в случаях, если эта информация указывалась субъектом персональных данных при даче своего согласия Оператору или обработка персональных данных осуществляется без согласия субъекта персональных данных;

изложение сути требований субъекта персональных данных;

личную подпись либо электронную цифровую подпись субъекта персональных данных;

д) требовать от Оператора бесплатного прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для обработки персональных данных, предусмотренных Законом о защите персональных данных и иными законодательными актами. Для реализации указанного права субъект персональных данных подает Оператору заявление в порядке, установленном Законом о защите персональных данных;

е)       обжаловать действия (бездействие) и решения Оператора, нарушающие его права при обработке персональных данных, в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных в порядке, установленном законодательством об обращениях граждан и юридических лиц.

  • Право субъекта на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
  • Все обращения субъектов или их представителей в связи с обработкой их персональных данных регистрируются в соответствующем журнале.
  • Субъект персональных данных обязан:

а)  предоставлять Организации достоверные персональные данные;

б)  своевременно сообщать Организации об изменениях и дополнениях своих персональных данных;

в)  осуществлять свои права в соответствии с законодательством Республики Беларусь и локальными правовыми актами Организации в области обработки и защиты персональных данных;

г)  исполнять иные обязанности, предусмотренные законодательством Республики Беларусь и локальными правовыми актами Организации в области обработки и защиты персональных данных.

 

ГЛАВА 10

ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

  • Организация вправе:

а)  устанавливать правила обработки персональных данных в Организации, вносить изменения и дополнения в настоящую Политику, самостоятельно в рамках требований законодательства разрабатывать и применять формы документов, необходимых для исполнения обязанностей Оператора;

б) осуществлять иные права, предусмотренные законодательством Республики Беларусь и локальными правовыми актами Организации в области обработки и защиты персональных данных.

 

ГЛАВА 11

КОНТРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ

БЕЛАРУСЬ И ЛОКАЛЬНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ ОРГАНИЗАЦИИ В ОБЛАСТИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, В ТОМ ЧИСЛЕ ТРЕБОВАНИЙ К ЗАЩИТЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

  • С настоящей Политикой должны быть ознакомлены под подпись все работники Организации и лица, выполняющие работы по договорам и контрактам, имеющие отношение к обработке персональных данных работников Организации.
  • Контроль за соблюдением законодательства Республики Беларусь и локальных правовых актов Организации в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных, осуществляется с целью проверки соответствия обработки персональных данных в Организации законодательству Республики Беларусь и локальным правовым актам Организации в области персональных данных, в том числе требованиям к защите персональных данных, а также принятых мер, направленных на предотвращение и выявление нарушений законодательства Республики Беларусь в области персональных данных, выявления возможных каналов утечки и несанкционированного доступа к персональным данным, устранения последствий таких нарушений.
  • Внутренний контроль за соблюдением законодательства Республики Беларусь и локальных правовых актов Организации в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных, осуществляется лицом, ответственным за организацию обработки персональных данных в Организации.